POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Compte tenu des avancées technologiques, notamment en matière de services en ligne, vos renseignements personnels (ci-après : « Renseignements ») sont désormais plus susceptibles d’être l’objet d’un incident de confidentialité. Le Palais Montcalm – Maison de la musique, étant respectueux de votre vie privée, a donc adopté la présente Politique de confidentialité (ci-après : « Politique ») afin d’accorder une protection accrue à vos Renseignements. Cette Politique vise notamment à vous exposer les raisons pour lesquelles il peut collecter de tels Renseignements, la façon dont ils le sont, l’utilisation qu’il en fait, les mesures qui ont été mises en place pour les protéger ainsi que vos droits à leurs égards.

Aux fins de la Politique, on entend par « Renseignements » tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Le degré de sensibilité de tels Renseignements sera directement proportionnel aux attentes qu’il est raisonnable d’avoir en guise d’expectative de vie privée.

Dans la Politique, les termes « nous », « notre », « nos » seront indistinctement utilisés ci-après pour référer à « Palais Montcalm – Maison de la musique ».

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Les Renseignements que nous pouvons collecter dans le cadre de nos diverses activités sont les suivants :

  • vos coordonnées (nom, prénom, numéros de téléphone résidentiel et de cellulaire, adresses civique et de courrier électronique);
  • votre tranche d’âge, votre sexe, votre langue de correspondance, votre occupation et, le cas échéant, et ce, aux fins de l’accès à l’égalité, votre handicap ou situation de handicap (ex : mobilité réduite, déficience auditive);
  • les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, site Web, numéro de compte bancaire, numéros de TPS et de TVQ et numéro d’entreprise du Québec (NEQ)) et le poste que vous y occupez;
  • les informations sur le mode de paiement utilisé (y compris votre numéro de carte de paiement, sa date d’échéance et son code CVV) et, le cas échéant, le montant de la donation;
  • votre appréciation des spectacles ou évènements, vos intérêts, vos préférences, votre mode de transport et la distance que vous parcourez pour vous rendre à notre salle de spectacle;
  • votre dossier de candidature comprenant votre niveau de scolarité, votre curriculum vitae et votre lettre de présentation;
  • la nature de votre demande ainsi que toute autre information que vous nous communiquez volontairement.

Ces Renseignements sont collectés essentiellement lorsque vous :

  • réservez et achetez un billet pour un spectacle ou un évènement, payant ou gratuit;
  • faites un don pour soutenir la Fondation Palais Montcalm ou tout autre organisme à but non lucratif, organisme de bienfaisance enregistré ou organisme de charité présentant un spectacle ou un évènement dans nos salles;
  • nous contactez (en personne, par téléphone, par courriel ou via un formulaire en ligne);
  • vous inscrivez à l’infolettre ou complétez un sondage; 
  • formulez une demande d’information ou de réservation de salles pour produire un évènement;
  • réagissez à nos publications et publicités sur les médias sociaux et aux contenus de notre site Web;
  • posez votre candidature à un poste affiché dans l’onglet Emplois de notre site Web;

Seuls seront collectés les Renseignements absolument nécessaires aux finalités énumérées ci-dessous.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Les Renseignements collectés peuvent être utilisés soit :

  • pour établir et confirmer votre identité;
  • pour compléter les transactions visant l’acquisition de billets de spectacles ou d’évènements, payants ou gratuits, qu’ils soient présentés par le Palais Montcalm – Maison de la musique, par un producteur privé ou par tout autre organisme ou fournisseur d’évènements;
  • pour répondre à vos demandes et vous communiquer toutes les informations relatives à votre spectacle ou évènement;
  • pour des fins de marketing, d’analyse de marché et de sondage;
  • pour cibler vos besoins, intérêts et préférences;
  • pour vous informer des spectacles, évènements, promotions, préventes, annulations, etc.;
  • pour vous contacter à des fins de collecte de fonds;
  • pour contrôler la qualité du service à la clientèle et prévenir la fraude; ou
  • pour toutes autres fins autorisées ou exigées par la loi.

Pour vous procurer des billets sur notre site Web, vous devez cocher la case à l’effet que vous consentez expressément à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements en conformité avec la Politique.

Un nouveau consentement devra toutefois être obtenu de votre part si les Renseignements sont utilisés à toute autre fin. Nous pouvons cependant les utiliser sans votre consentement lorsque leur utilisation :

  • est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été collectés et que cela est manifestement à votre bénéfice;
  • est nécessaire à la prévention ou à la détection d’une fraude ou à l’évaluation et à l’amélioration de mesures de protection et de sécurité;
  • est nécessaire à la fourniture d’un produit ou à la prestation d’un service que vous avez demandé.

Prenez note qu’en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (C-28), il nous est possible de transmettre des messages électroniques commerciaux aux personnes ayant fourni leur consentement exprès lorsque l’organisation est clairement identifiée, qu’un mécanisme de désabonnement est fonctionnel et que les messages sont dignes de confiance. Ce consentement ne prend fin qu’au moment où le destinataire le retire.

Par ailleurs, nous pouvons également écrire aux personnes avec lesquelles une relation d’affaires (achat, contrat, simple demande d’information, etc.) ou une relation privée est en cours, et ce, jusqu’à deux ans après l’évènement qui a engendré la relation. Le consentement est alors qualifié de tacite. La situation est la même lorsque l’adresse de courrier électronique du destinataire a été publiée bien en vue ou qu’elle nous a été communiquée.

UTILISATION DE NOTRE SITE WEB ET DE TÉMOINS ET PIXELS

Lorsque vous visitez notre site Web, certains Renseignements, ne permettant toutefois pas de vous identifier personnellement, d’une part, sont échangés automatiquement entre votre ordinateur, le serveur du site et les serveurs de Google Analytics, de Google Adwords et de Meta, et, d’autre part, sont fournis via des témoins[1] et des pixels[2], à savoir :

  • l’adresse IP de l’ordinateur;
  • des données sur vos visites (la date, l’heure et la durée de celles-ci, ainsi que les pages que vous avez visitées);
  • le type de navigateur, le système d’exploitation et la résolution de l’écran utilisés;
  • l’endroit où vous vous trouvez, les réglages de langue de votre navigateur et le site à partir duquel vous avez visité notre site Web;
  • les mots-clés cherchés (si vous accédez à notre site Web à partir d’un moteur de recherche), le nombre d’accès aux pages, les informations entrées ou les publicités vues);
  • le nom de domaine de votre fournisseur Internet.

Ces Renseignements servent essentiellement : 

  • à mesurer et à améliorer l’efficacité de notre site Web et à rehausser l’expérience de ses utilisateurs;
  • à identifier les utilisateurs de notre site Web afin de leur fournir des services adaptés, de gérer leurs préférences et de leur soumettre des offres promotionnelles personnalisées;
  • à produire des statistiques et des rapports de navigation sur le site.

Ces Renseignements ne sont pas utilisés pour colliger, communiquer ou échanger des listes d’utilisateurs. Ils sont conservés dans des journaux de données et ils ne peuvent être communiqués à des tiers uniquement qu’à des fins de sécurité ou d’enquêtes en application de la loi.

Sachez que vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur afin de refuser la collecte des fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de nuire à la fonctionnalité de notre site.

Notez également que, lorsque, depuis notre site Web, vous cliquez sur certains liens s’y trouvant, vous pouvez être dirigé vers d’autres sites. Nous n’assumons dans de tels cas aucune responsabilité quant aux pratiques en matière de respect de la confidentialité adoptées par ces autres sites, la Politique cessant dès lors de s’appliquer.

Enfin, si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, nous vous recommandons d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS

En aucun temps, nous ne commercialisons vos Renseignements. Ces derniers ne peuvent être communiqués qu’avec votre consentement, qu’en conformité avec la Politique ou que si la loi l’exige.

Il est toutefois possible que, dans le cadre de nos activités, nous ayons à communiquer certains de vos Renseignements avec des fournisseurs de services[3] et des organismes partenaires[4]. Cependant, seuls les Renseignements absolument nécessaires à la réalisation de leur contrat de service ou de leur mandat seront alors communiqués. Ces fournisseurs de services et organismes partenaires sont par ailleurs eux-mêmes tenus d’adopter des mesures de protection des Renseignements au moins équivalentes aux nôtres, dont l’adoption de leurs propres politiques de confidentialité.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

À moins que des périodes minimales de conservation soient prévues par la loi, vos Renseignements ne seront conservés que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Une fois la période de conservation écoulée, les Renseignements seront détruits, et seuls des rapports ou des statistiques comportant des données anonymisées pourront être conservés.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS

Divers moyens matériels, organisationnels et technologiques ont été mis en place, d’une part, afin d’assurer la confidentialité des Renseignements en notre possession et leur protection contre la perte ou le vol et, d’autre part, afin d’en prévenir l’accès, la transmission, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisé, dont les suivants :

  • Nomination d’une personne responsable de la protection des Renseignements (ci-après : « Personne responsable ») qui doit veiller au respect de la Politique et de la législation applicable;
  • Création d’un Comité de veille numérique et de gouvernance chargé d’exercer une veille des meilleures pratiques en matière de gestion des technologies de l’information et des initiatives disponibles en appui à notre mission et de faire des recommandations à notre conseil d’administration, notamment quant au choix d’outils ou de pratiques en lien avec le numérique, la sécurité de l’information et les risques liés à celle-ci;
  • Mise en place de procédures internes de protection des Renseignements en notre possession et révision périodique de celles-ci;
  • Formation dispensée à nos employés pour les sensibiliser quant à l’importance de protéger les Renseignements et de maintenir leur confidentialité de même qu’en regard de la Politique afin de s’assurer de son respect et signature par chacun d’eux d’une entente de non-divulgation et de confidentialité de manière à s’y conformer;
  • Signature d’ententes de non-divulgation et de confidentialité avec nos fournisseurs de services, nos organismes partenaires et les autres mandataires éventuels et ponctuels[5] stipulant leurs obligations et responsabilités en ce qui a trait aux Renseignements, dont l’exigence de nous permettre l’audit de leurs mesures de protection et d’aviser sans délai la Personne responsable de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité qui pourrait survenir.

Bien que nous nous engagions pleinement à protéger vos Renseignements, nous ne pouvons malheureusement garantir que ces derniers bénéficieront d’une sécurité absolue.

RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LES MINEURS

Nous ne sollicitons ni ne collectons de Renseignements auprès de mineurs de moins de 14 ans. Si, en tant que parent ou tuteur, vous réalisez qu’un mineur de moins de 14 ans nous a fourni des Renseignements, nous vous saurions gré de nous contacter. Si nous nous rendons compte que nous avons collecté des Renseignements auprès d’enfants mineurs de moins de 14 ans sans vérification préalable du consentement parental, nous les supprimerons.

LIEU DE CONSERVATION

Vos Renseignements sont hébergés au Canada sur les serveurs de Ville de Québec et de Libéo et aux États-Unis sur les serveurs de Tuxedo. Ces derniers étant régis par des règles différentes en matière de confidentialité, ils doivent être traités conformément à celles-ci.

PERSONNE RESPONSABLE

Les coordonnées de la Personne responsable sont les suivantes :

Madame Sylvie Roberge

Directrice générale

Palais Montcalm – Maison de la musique

995, rue D’Youville

Québec (Québec)  G1R 3P1

sylvie.roberge@palaismontcalm.ca

Nous vous invitons à contacter la Personne responsable par écrit dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

  • Si vous désirez consulter les Renseignements que nous avons collectés, utilisés ou communiqués;
  • Si vous avez des questions ou préoccupations relativement au traitement, à la modification ou la suppression de vos Renseignements;
  • Si vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements;
  • Si vous désirez que cesse la diffusion de vos Renseignements;
  • Si vous souhaitez déposer une plainte au sujet de la Politique ou de la protection de vos Renseignements.

La Personne responsable disposera alors d’un délai de 30 jours pour formuler une réponse écrite motivée suivant la réception de toute plainte ou pour requérir une extension de délai justifiée pour son traitement.

Si vous êtes insatisfait de la réponse formulée par la Personne responsable, il vous est également possible de vous adresser à tout autre organisme de surveillance en la matière, le cas échéant, tels la Commission d’accès à l’information du Québec et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

MISE À JOUR

La Politique sera mise à jour de temps à autre afin d’y intégrer les changements pouvant notamment intervenir dans nos pratiques et celles de l’industrie ou aux niveaux technologique et légal. Pour connaître la date de dernière mise à jour de la Politique, nous vous référons à la mention « Dernière mise à jour » se trouvant au bas de cette page.

Dernière mise à jour : 21 septembre 2023


[1] Un témoin (aussi appelé « cookie ») est un très petit document texte contenant souvent un identifiant unique et anonyme et pouvant être adressé par un site Web au logiciel de navigation d’un utilisateur.

[2] Un pixel est un petit fichier placé sur une page Internet permettant à un site Web d’exécuter certaines tâches, y compris compter les utilisateurs qui ont visionné cette page, ou d’accéder à des témoins.

[3] Dont les services de billetterie (Tuxedo), de gestion et de traitement des données pour nos communications (Dialog Insight), d’entretien de notre site Web (Amiral) et d’hébergement de nos serveurs (Libéo).

[4] Essentiellement, Les Violons du Roy, l’Orchestre symphonique de Québec, le Club musical de Québec et le chœur Les Rhapsodes.

[5] Producteurs et organisations externes présentant des spectacles ou évènements dans nos salles.